Dovolím si shrnout či doplnit pár praktických drobností, na které se hodí dát pozor, pokud nemáme dostatečnou praxi:
- fotíme úplně celý spis včetně obálek apod., důležitý je především seznam jeho částí (soupiska), kontrolujeme proti ní úplnost
- pokud nám někdo tvrdí, že spis není ve hmotné podobě, fotíme jej stejným způsobem z monitoru, případně jiného technického prostředku (což zapisujeme do záznamu)
- při obojím pozor na světlo a (zejména u málo popsaných stránek) na zaostření, je vhodné si případně pomoct nějakým drobnějším plochým předmětem, na který fotoaparát zaostří, například úředníkovým úředním průkazem
- fotky si na místě prohlédneme, zda jsou v pořádku a nic nám nechybí
- pokud nám hodný úředník celý spis vytiskne a nic za to nechce, ihned kontrolujeme, co nedopatřením vynechal
- k ničemu se nevyjadřujeme, neboť hodný úřad obvykle vše, co řekneme, zneužije - v případě požadavku na vyjádření se omluvíme např. s tím, že nám ve škole vždy šel lépe sloh než přednes, a ani zde nebudeme činit výjimku
- máme připravené nahrávací zařízení, kdyby nám někdo tvrdil, že do spisu z libovolně absurdního důvodu nahlížet nejde
- v takovém případě se nehneme, dokud se o tom nesepíše úřední záznam (který se musí vložit do spisu :-) , ale až poté, co si jej také vyfotíme)
- spis musí být k dispozici neustále (během pracovní doby), je na úřadu, jak si to zařídí
- kontakt na konkrétního úředníka se běžně uvádí, pokud ne, jdeme na úřad jako celek nebo na příslušný odbor
- musíme být připraveni i na to, že spis bude poněkud minimalistický, zejména pokud jeho části vyrábějí roboti
- někdy je vhodné celou operaci nahrávat (zvuk), protože při ní mohou padnout použitelné výroky, které by úředník mohl později zapomenout
- úředník musí sepsat záznam o nahližení do spisu, do něj je vhodné uvést počet jednotlivostí a stránek, či že něco nějak chybí
- při případných dalších jednáních do spisu opět nahlížíme a průběžně kontrolujeme proti svému exempláři, zda se náhodou některé jeho části působením fyzikálních zákonů či samovolně nezměnily
Pořádek být musí. Přeju dobrou známku u zkoušky :-)