Bude-li se jednat o oficiální úkon v rámci řízení, ze kterého se pořizuje protokol (typicky o ústní jednání), může být pořízen i záznam, to explicitně umožňuje § 18(1) SprŘ. Záznam se stává součástí spisu a účastníci k němu mají přístup.
Pokud jde o upozornění předem, tohle sice správní řád výslovně neupravuje, ale v praxi si moc neumím představit, že by takovou věc SO zkoušel skrývat. Tam, kde se záznamy pořizují, na to obvykle mají nějakou určenou místnost s patřičným vybavením, skutečnost, že se nahrává, se hned na začátku zmíní a zaprotokoluje, a krom toho z toho, jak manipulují tou nahrávací technikou je vidět, že se záznam pořizuje.
Pořizovat záznam skrytě by bylo minimálně divné, jestli i vyloženě nezákonné nevím. Namátkou jsem nakouknul do komentáře (Potěšil, L. Správní řád, 2. vydání, 2020, s. 116-124), tam se píše [...] Nějaká další a bližší omezení zákon nedává, nicméně z povahy věci by k pořizování takových záznamů mělo docházet tam, kde to správní orgán považuje za vhodné, a účelné a současně by to nemělo být chápáno jako nástroj „šikany“ účastníků řízení. Rovněž je nutné předem poučit o skutečnosti, že správní orgán hodlá pořizovat takový obrazový nebo zvukový záznam. V zásadě souhlasím, ale netuším, z čeho autoři čerpají, tak ani neodhadnu, zda by absence poučení byla považována za vadu řízení či jinou nezákonnost nejen v knihách, ale i "v akci".