Pokud jde o generální PM, správně by na ně měl úřad mít nějaký zvláštní rejstřík, indexovaný podle zastoupené osoby či osob, a v rámci formalit při zakládání spisu nebo nejpozději při zahájení řízení (určení OÚO, zjištění okruhu účastníků a jejich lustrace v CEO, ISDS, interních systémech SO kvůli zjištění možné překážky litispendence ...) by se jim tam někde měla ta generální PM objevit. Často na to kašlou, protože generálních PM vidí 5 kusů do roka a spoléhají na to, že si to budou pamatovat. Nebo si nevšimli, že šlo o generální PM, a tak ji nechali jen v konkrétním spisu.
U spisu platí, že jeden spis, jedna sp. zn., pokud mají 2 různé spisy označené stejnou sp. zn., je to chyba v matrixu. Není ale vyloučeno, aby se v jednom spisu potkalo více řízení, ale z povahy věci by to mělo být výjimečné - připadá to v úvahu, pokud všechna řízení povede stejná OÚO (jinak by si museli ten spis neustále posílat tam a zpátky), bude se týkat stejných účastníků nebo věcí tak těsně souvisejících, že nebude vadit, že účastníci jednoho řízení uvidí při nahlížení i materiály z jiného řízení, a přitom nebudou splněny podmínky pro spojení řízení do společného podle § 140 SprŘ. Praktický příklad je, pokud v rámci nějakého řízení s jediným účastníkem tento účastník vyvolá nová řízení, která s tím původním procesně nesouvisí a nedají se spojit, ale zjevně se týkají stejné věci, a organizace práce na úřadě je přitom taková, že to připadá stejnému úředníkovi - třeba si účastník podá nějaké InfZ žádosti, nebo jiné žádosti, navrhne přezkum něčeho, co je podkladem toho řízení atp. O těch nových řízeních by mohl být veden jiný spis, ale někdy to plácají v rámci jednoho spisu. Problém pak nastane, až se ta různá řízení procesně vzdálí, např. jedno stále běží u SO1, u druhého jede odvolání a třetí řeší soud.
V dotazovaném případě, pokud jde o 2 řízení s různými účastníky (např. řidič a provozovatel), tak by to mělo být vedeno spíš odděleně (spis i řízení), protože v zájmu ochrany práv a oprávněných zájmů účastníků nemusí být vhodné to plácat dohromady, jsou-li některé dílčí zájmy účastníků protichůdné (což např. u sprdele provozovatele jsou v principu vždy).