http://www.kr-karlovarsky.cz/krajsky-urad/pro_obce/Documents/ML_1_2009.doc1. Při výkonu přenesené působnosti a výkonu správních činností je pro naplnění základních zásad správního řízení vyplývajících ze správního řádu zapotřebí, aby správní orgán shromáždil všechny podklady obsahující právně významné skutečnosti nezbytné pro objektivní rozhodnutí. Za tímto účelem správní orgán v každé věci zakládá spis , který musí být označen spisovou značkou1.
2. Spis tvoří zejména podání, protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané věci. Přílohou, která je součástí spisu, jsou zejména důkazní prostředky, obrazové a zvukové záznamy a záznamy na elektronických médiích. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly do spisu vloženy1.
3. Písemnosti a další doklady obsažené ve spisu správní orgán musí řadit chronologicky, vzestupně dle data jednotlivých podání či provedených úkonů; písemnosti musí správní orgán ukončit soupisem všech jeho součástí podle čl. II. odst. 3. Jednotlivé doklady též musí očíslovat.
4. Z důvodu ochrany utajovaných informací a z důvodu ochrany jiných skutečností, na něž se vztahuje zákonem uložená nebo uznaná povinnost mlčenlivosti, se v případech stanovených zvláštním zákonem část písemností nebo záznamů musí uchovávat odděleně mimo spis .
5. Ke každé písemnosti musí správní orgán přiřadit originál dodejky tak, aby bylo nepochybné, k jaké písemnosti obsažené ve spisu doklad o doručení náleží.
6. Správní orgán zajistí svázání spisu uspořádaného dle předchozích ustanovení či jeho opatření přelepkou a razítkem správního orgánu, popř. jiné zabezpečení spisu tak, aby nedošlo ke ztrátě některých dokladů či opomenutí předložit některý doklad.