Předpokládejme, arguendo, že se stalo to, co patrně naznačujete, tj. úřednice se lekla záznamu a zařadila zpátečku. Pak by to TČ podle § 329 TZ nebyl.
To, co vykonala po obdržení námitky, tj. že zastavila, navíc ne zcela standardně, řízení, místo aby postoupila námitku k vyřízení, sice nebude úplně vzorový úřední postup, ale těžko to bude zmíněný TČ - tím jednáním nemohla vám způsobit újmu ani sobě neoprávněný prospěch. Pokud jde o postup před námitkou, tak předjímat před začátkem ÚJ rozhodnutí opět není úplně košer, ale trestné to typicky není - pokud to předjímané rozhodnutí je v souladu s podklady, těžko dovodit zlý úmysl, který je zde podmínkou trestnosti.
Lze to řešit odvoláním do zastavení (máte-li dojem, že zastaveno bylo předčasně nebo mělo být zastaveno z jiného důvodu), případně obecnou stížností, pokud vám samotné zastavení nevadí a pouze chcete, aby postup někdo prověřil. Osobně bych byl rád za win a moc bych do toho nešťoural.
Pokud jde o vypravování písemností, je to úřad od úřadu. Obvykle to je centralizováno (zejména u větších úřadů by nebylo udržitelné, aby měl každý úředník přístup do DS, také záleží, jak to je napojeno na spisovou službu atp.), ale i pokud si to pošle přímo osoba, která vydala rozhodnutí, není to nic a priori podezřelého. Bez znalosti obvyklé praxe na daném úřadě nelze činit závěry.